Ausschreibung erstellen und auf mehrere Lieferanten aufteilen

Ein Projekt zu beschaffen heißt selten, ein Dokument an einen Lieferanten zu senden. Verschiedene Gewerke gehen an verschiedene Spezialisten, manche Positionen haben Sie schon bepreist, und jeder Lieferant antwortet in seinem eigenen Format. Das über E-Mail-Verläufe zusammenzuhalten, ist genau die Stelle, an der Angebote verloren gehen und Fristen kippen.

Streckenheld AI macht aus einem Leistungsverzeichnis eine einzige Angebotsanfrage, die Sie nach Lieferant aufteilen können. Fragen Sie bei jedem Empfänger genau die Positionen an, die Sie von ihm wollen, senden Sie allen einen persönlichen Link und sammeln Sie jede Antwort – eingegebene Preise oder PDFs – an einem Ort, bereit zum Vergleich.

Wichtigste Funktionen

• LV wird automatisch zur Entwurfs-Ausschreibung – die bei der LV-Analyse extrahierten Positionen füllen die Anfrage; prüfen und bearbeiten Sie die Positionen nach Abschnitt
• Nach Gewerk oder Lieferant aufteilen – fragen Sie bei jedem Empfänger eine andere Auswahl an Positionen an, sodass der Stahllieferant den Stahl und der Dämmstofflieferant die Dämmung sieht
• Flexible Empfänger – wählen Sie einen hinterlegten Anbieter, einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch oder fügen Sie einen Lieferanten per Freitext-Name und -E-Mail ohne bestehenden Datensatz hinzu
• Token-geschützte Abgabelinks – jeder Lieferant erhält einen persönlichen Link zur Angebotsabgabe; kein Konto, kein Login
• Lieferanten geben Preise ein und/oder laden ein PDF hoch – Empfänger tragen Einheitspreise je Position ein, hängen eine Angebotsdatei an oder beides, dazu Kontaktdaten, USt-ID, Zahlungsbedingungen und Boni
• Versionierte Neuabgaben – ein Lieferant kann ein aktualisiertes Angebot senden; die Historie wird je Empfänger geführt
• GAEB-X83-Export – geben Sie Lieferanten eine strukturierte GAEB-DA-83-Datei für ihr ERP
• Angebote aus anderen Kanälen hinzufügen – ein Angebot per E-Mail oder WhatsApp erhalten? Ziehen Sie das PDF als neues Angebot mit Lieferantenname hinein, und es fließt in denselben Vergleich

So funktioniert es

1. Anfrage aus Ihrem LV erstellen. Hochladen und Analysieren eines Leistungsverzeichnisses erzeugt eine Entwurfs-Ausschreibung. Prüfen Sie die extrahierten Positionen und die Baustelle.
2. Empfänger hinzufügen. Tippen Sie auf einen Anbieter, wählen Sie einen Kontakt oder fügen Sie Name und E-Mail ein. Name und E-Mail werden aus dem Datensatz vorbefüllt.
3. Positionen aufteilen. Wählen Sie für jeden Lieferanten die gewünschte Auswahl an Positionen – oder senden Sie die vollständige Liste. Jede Lieferanten-E-Mail enthält nur die jeweiligen Positionen.
4. Einladungen versenden. Jeder Empfänger erhält eine persönliche Nachricht mit einem sicheren Link zur Angebotsabgabe und den passenden Positionen im Anhang.
5. Angebote sammeln. Lieferanten geben Preise ein oder laden ein PDF über ihren Link hoch. Für Angebote aus anderen Kanälen nutzen Sie „Angebot hinzufügen“. Jedes neue Angebot wird gelesen und seine Positionen extrahiert.
6. Vergleichen. Sobald Angebote eintreffen, gehen Sie weiter zum Vergleich und zur Auswahl des besten Lieferanten.

Für wen es gedacht ist

Die Ausschreibungsvorbereitung ist für Einkäufer und Bauleiter, die über mehrere Gewerke und Lieferanten beschaffen und es leid sind, Angeboten per E-Mail hinterherzujagen. Ein Leistungsverzeichnis in gezielte, lieferantenspezifische Anfragen aufzuteilen – mit einer reibungslosen Antwortmöglichkeit für Lieferanten – macht aus einem verstreuten Posteingang einen einzigen, vergleichbaren Satz an Angeboten. Den kompletten Ablauf der Angebotsanfrage finden Sie im Leitfaden zu Angebotsanfragen.